DISEÑO ORGANIZACIONAL

El diseño organizacional es un proceso, es el arte de organizar el trabajo y crear mecanismos de coordinación que faciliten la implementación de la estrategia, el flujo de Procesos y el relacionamiento entre las personas y la organización, con el fin de lograr productividad y competitividad.

Describe y clasifica las unidades de una organización, las funciones, líneas de mando, áreas, normatividad y estilos gerenciales para la toma de decisiones, todo esto con el fin de dar respuestas a una necesidad organizacional.

El diseño organizacional hace que los gerentes dirijan la vista en dos sentidos; hacia el interior de su organización y hacia el exterior de su organización. Los conocimientos del diseño organizacional han ido evolucionando. Al principio los procesos del diseño organizacional giraban en torno al funcionamiento interno de una organización. Las cuatro piedras angulares para el diseño de la organización: La división del trabajo, la departamentalización, la jerarquía y la coordinación, tienen toda una larga tradición en la historia del ejercicio de la administración.

ETAPAS DEL PROCESO DE DISEÑO ORGANIZACIONAL

Etapa 1.  DIFERENCIACIÓN E INTEGRACIÓN

Hace posible identificar y clasificar las actividades con el propósito de definir etapas según la complejidad del sistema, esta etapa implica la coordinación y el control de los subsistemas que tiene la organización para mantener su integridad, este puede mantenerse como solución para el diseño organizacional.

Dos directrices se pueden seguir en la agrupación de actividades:

Departamentos que tienen orientaciones similares y las tareas deben compenetrarse juntas. (Se pueden reforzar mutuamente su interés común y el acuerdo simplificará la tarea de coordinación mediante un director común).

Departamentos necesarios para integrar sus actividades en estrecha colaboración deben estar agrupados. (El gerente común puede coordinar a través de la jerarquía formal). Cuando las unidades no tienen orientaciones similares, ni comparten sus actividades, la tarea de la agrupación es más difícil. Por ejemplo, cuando las unidades no son de la misma naturaleza y función, sino que son relativamente independientes, el gerente debe basar su decisión en la forma más adecuada a las actividades grupales de acuerdo a su experiencia pasada.

Etapa 2.  COMPLEJIDAD ORGANIZACIONAL

Esta etapa es cuando los elementos no tienen relación directamente, las características dependen del tamaño de la organización y su entorno, aquí interviene el proceso de diseño organizacional el cual permite reducir esta variabilidad. Los elementos se identifican por diferenciación horizontal (forma predominante de la división del trabajo), Diferenciación vertical (de nivel jerárquico y de numero de posiciones) y dispersión especial (el personal es separado dispersando también centros de poder y laborales).

La complejidad se refiere a la multiplicidad de unidades estructurales en las que se agrupan los miembros de una organización. Unidades que pueden establecerse en función de los roles, los puestos, los conocimientos, las funciones, los rangos, etc. La formación de esas unidades se da a través de un proceso de diferenciación que tiene lugar a través de la segmentación de la estructura existente o por la adición de nuevas unidades a esa estructura. Gracias al proceso de diferenciación tiene lugar un incremento de la complejidad organizacional que repercute en otros aspectos estructurales de la organización como sus sistemas de comunicación, su nivel de formalización y su grado de centralización.

Etapa 3.  FORMALIZACION ORGANIZACIONAL

En esta etapa se establecen normas, medios y procedimientos para administrar las actividades, el diseño es formalizado en el Manual de Procedimientos, en donde se establecerán procesos que generan servicio y satisfacen las necesidades de los usuarios en el sistema. Cuando los usuarios, necesidades, servicios y procesos de la organización son definidos se diseñan las unidades organizacionales con los objetivos específicos, que conforman áreas agrupando unidades que requieren reagruparse según el ámbito de su competencia, esta formalización se hace en el Manual de organización y funciones, Manual de procedimientos, Formularios, Diagramas de flujo y otros.

El proceso de formalización es la técnica organizacional de prescribir como, cuando, con qué elementos, quien y en cuanto tiempo debe realizar las tareas. Las normas, instructivos y procedimientos diseñados para manejar las contingencias afrontadas por la organización son parte de la llamada formalización. Se trata de un determinante clave de la estructura para el individuo, debido a que su comportamiento se verá pautado y directamente afectado por la intensidad o grado de dicha formalización. 

  

El grado en que una organización está formalizada es un indicio de cómo están homogeneizadas las tareas y la toma de decisiones, o si estas tienen un alto grado de definición previo (programadas o no). Quienes tienen mayor capacidad para decidir tienen tareas con un menor grado de formalización. En cambio, si las tareas requieren procedimientos que guíen el comportamiento de los trabajadores la formalización será alta y posibilidad de decidir se verá más limitada. O sea que la afectación de la formalización a los puestos de trabajos difiere según el nivel jerárquico y la capacidad para adoptar decisiones. Evidentemente, hay tareas que necesariamente deben estar altamente normalizadas, sean estas productivas o administrativas, pero hay otras que requieren la aplicación de criterios de decisión.

Etapa 4. DIMENSIONES DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL

La decisión de estructurar una organización según sus unidades de negocios, debe basarse en análisis internos y externos, teniendo en cuenta sus lineamientos estratégicos y objetivos, cuando estas avanzan identifican dimensiones críticas y desarrollan tareas que se deben realizar de forma específica, determinando la creación de dependencias según la especialización, los miembros de cada área se transforman en especialista permitiendo la visualización de las oportunidades de mejoramiento continuo de una manera particular y compartida con otros colegas.

La decisión de estructurar una organización según sus unidades estratégicas de negocios, debe basarse en análisis internos y externos, tomando en cuenta sus lineamientos estratégicos y objetivos. Pero cuando las organizaciones avanzan, identifican dimensiones críticas y desarrollan roles o tareas que se deben realizar de forma específica, lo que determinan la creación de dependencias según el criterio de especialización. Los miembros de estas dependencias o áreas se transforman en especialistas que les permite visualizar los problemas y/o soluciones de una manera particular y compartida con otros miembros de su especialidad.

Etapa 5. PROCESOS BÁSICOS 

Comprender la organización como un sistema de decisiones significa que en la definición   del   devenir   organizacional   las   premisas   de   decisión   tienen   peculiar importancia   lo   mismo   que   el   entorno   institucional,   de   ahí   la   importancia   de  reflexionar   sobre   cuáles   son   las   premisas   que   guían   el   decidir:   de   dónde provienen, quién las impone, cuáles son las demandas, etc., etc.  A partir de estas premisas se establece un diseño de organización dado bajo la condición de que se debe estructurar la organización de acuerdo a las necesidades de una estrategia. 

Los modelos de estructuración de actividades organizacionales son de carácter autoritario, paternalista, consultivo y participativo, según las siguientes variables: estilo de liderazgo, motivación, comunicación, toma de decisiones y control. Las estructuras que adoptan las organizaciones pueden ser orgánicas o mecánicas.

DIVISIÓN DEL TRABAJO

Las personas que hacen tareas iguales tienen habilidades y puestos de trabajo con las mismas características, en una organización se agrupa en una estructura organizacional, entre las ventajas de este tipo de estructura se encuentra la toma de decisiones rápida, ya que los miembros del grupo son capases de comunicarse fácilmente entre sí. Las personas en las estructuras funcionales pueden aprender el uno del otro de modo más fácil porque ya poseen conocimientos similares de habilidades e intereses.

LA DEPARTAMENTALIZACION

En una estructura divisional la compañía coordina las relaciones entre los grupos con el fin de crear un equipo de trabajo que pueda fácilmente satisfacer las necesidades de un cliente o grupo de clientes. La división del trabajo en este tipo de estructura garantiza una mayor producción de variedades de productos similares, un ejemplo de esta es la geografía: donde las divisiones son establecidas en regiones para trabajar una con otra con el fin de producir productos de las mismas características que respondan a las necesidades de cada región.

LA JERARQUIA

Es la línea de poder por las que se transmiten las órdenes dentro de una organización.  Es la disposición de las funciones de una organización por orden de rango, grado o importancia, agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen, implica la definición de la estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre sí con precisión.

LA COORDINACION

Es la sincronización de los recursos y de los esfuerzos de  un grupo social, con el fin de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo y la consecución de los objetivos.  La totalidad de la empresa, una determinada unidad de organización, departamento, función o simplemente un individuo pueden ser un control organizativo de determinado grupo o personal, este control es el establecido por la empresa como medio de asegurar el alcance de sus fines.